課外活動に関する届出方法について（結成・継続・変更・学外活動・学内行事等）
以下の表を確認して届出を行いたい手続の内容を確認し、その内容に応じた様式に必要事項を入力の上、所定の提出時期までに、課外活動関係書類 届出フォームにて書類を送信してください。また届出の前には予めサークルの活動ルールを確認してください。
| 手続き | 様式・提出が必要なもの | 提出時期・注意事項 | |
|---|---|---|---|
| サークルを結成するとき | サークル結成届（様式第1号） | 結成の日まで
※結成時に課外活動で自動車を運転することが判明している場合、「自動車運転誓約書」必須 ※大学への車両入構許可は所定の時期に別途、学生自治会事務局へ「サークル用入構許可申請手続」が必要（サークル用入構許可申請手続について） |
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| 構成員名簿（様式第2号） | |||
| サークル誓約書（様式第3号） | |||
| 自動車運転誓約書 | |||
| 部・サークル紹介シート | 結成承認後 ※「部・サークル紹介シート」のみ結成が承認された後に提出してください。 |
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| サークルの活動を継続するとき （年度替わりの手続き） |
サークル継続届（様式第4号） |
活動する年度の５月末日まで （毎年５月に開催する「学生団体連絡会」に出席し、その説明を必ず受けてください。） ※提出のない場合、解散したものと判断します。その場合、「サークル解散届」の提出を求めます。 ※継続時に課外活動で自動車を運転することが判明している場合、「自動車運転誓約書」必須 ※大学への車両入構許可は所定の時期に別途、学生自治会事務局へ「サークル用入構許可申請手続」が必要（サークル用入構許可申請手続について） |
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| 構成員名簿（様式第2号） | |||
| サークル誓約書（様式第3号） | |||
| 活動実績報告書（様式第5号）体育系サークル用 | |||
| 活動実績報告書（様式第5号）文化系サークル用 | |||
| 物品購入及び施設整備等要望書（様式第6号） | |||
| 自動車運転誓約書 | |||
| 部・サークル紹介シート | |||
| 物品購入及び施設整備等を要望するとき | 物品購入及び施設整備等要望書（様式第6号） | 随時 | |
| 構成員等に変更があったとき | 構成員、役職者及び学外指導者の変更 | 構成員等変更届（様式第7号） | 変更が生じたあと速やかに （年度途中に変更があった場合のみ） |
| 顧問教員の変更 | 顧問教員変更届（様式第8号） | ||
| 学外活動を行うとき | 登山以外の活動 | 学外活動届（様式第9号） | 活動の３日前まで ※届け出が必要なのは「学外において公演、試合、合宿等の特別な活動を行うとき」です。 |
| 学外活動・学内行事報告書（様式第11号） | 活動終了後１週間以内 | ||
| 登山 | 登山計画書のコピー | 活動の３日前まで | |
| 学外活動・学内行事報告書（様式第11号） | 活動終了後１週間以内 | ||
| 学内行事を行うとき | 学内行事届（様式第10号） | 行事の３日前まで ※届け出が必要なのは「学内において公演、試合等の特別な行事を行うとき」であり、「公演・大会等のリハーサル・練習」、「団体内でのレクリエーション・パーティー」、「新歓活動での茶話会・履修相談会」等は届出対象外です。 |
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| 学外活動・学内行事報告書（様式第11号） | 活動終了後１週間以内 | ||
| 活動中に事故等が起きたとき | 事故等報告書（様式第12号） | 事故等が起きたあと速やかに ※提出前に必ず顧問教員に報告書を確認してもらい、承認を受けてください。 |
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| サークルを解散するとき | サークル解散届（様式第13号） | 解散の日まで ※解散前に必ず部長・主将等代表者から構成員全員に対して、解散の告知を行ってください。 ※大学の物品や部の物品を大学内に保管している場合、大学の物品は返納が必要であり、部の物品は自団体で廃棄等処分を行って、物品保管場所を必ず空にし清掃した上で明け渡さなければなりません。該当する団体は、ただ「サークル解散届」を提出するだけでなく、解散前に必ず大学に相談し、物品及び物品保管場所についての指示を受けてください。なお、部の物品を処分する際は、大学内に勝手に捨てることは認められませんので、自団体で業者等を手配し廃棄してもらってください。 |
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| 印刷物配布を行うとき | 学内掲示・印刷物配布届（様式第14号） 実際に配布する印刷物１部 |
配布を行う日まで | |
| 被災地等でボランティア活動を行うとき
（参考資料）被災地等でボランティア活動に参加する場合について |
ボランティア届 | 活動の３日前まで ※被災地等でのボランティア活動以外（例 平時における小樽市内でのボランティア活動 等）は届出対象外です。 |
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| （結成又は継続時に誓約がなく、年度途中に課外活動で自動車を運転することになった場合のみ）
課外活動で自動車を運転するとき（毎年度一回） |
自動車運転誓約書 | 随時
※課外活動で自動車を運転する場合、「自動車運転誓約書」の提出必須 ※大学への車両入構許可は所定の時期に別途、学生自治会事務局へ「サークル用入構許可申請手続」が必要（サークル用入構許可申請手続について） |
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| 本学HP「部・サークル一覧」の掲載内容を変更するとき | 部・サークル紹介シート | 随時 | |
※学内掲示を行いたい場合は、フォームによる届出では受け付けませんので、「掲示物原本」及び「大学に提出する掲示物のコピー」を必ず持参の上、学生センター窓口（学生支援課学生支援係）で「学内掲示・印刷物配布届（様式第14号）」を記入し手続きを行ってください。